Agenda de nutricionista: consultas, retornos e online

Segunda-feira você atende cinco pacientes seguidos, sem intervalo, e chega à noite com três planos alimentares para montar. Terça, a agenda tem dois horários vazios no meio da tarde e uma consulta online marcada no mesmo horário em que você estaria no consultório. A agenda de nutricionista tem uma característica que pouca agenda tem: boa parte do trabalho acontece fora da consulta, e se ela não estiver prevista, invade as noites e os fins de semana.

Neste artigo você vai organizar a semana do consultório: tipos de atendimento com durações diferentes, tempo reservado para elaborar planos, turnos presenciais e online, informações úteis no agendamento, retornos e pagamento antecipado.

Cada tipo de atendimento com a sua duração

Primeira consulta e retorno são atendimentos diferentes e não cabem no mesmo bloco de tempo. Cadastrar tudo como "consulta de 1 hora" é o caminho mais curto para atrasar o dia inteiro ou desperdiçar meia hora a cada retorno.

Um exemplo de organização:

As durações são só ilustrativas. Cronometre os seus atendimentos por algumas semanas e use o seu tempo real. Inclua alguns minutos de folga para registrar a consulta e receber o próximo paciente.

Reserve tempo para elaborar os planos

Depois da primeira consulta vem a parte que o paciente não vê: cálculos, montagem do plano, substituições, materiais de apoio. Se esse trabalho não tem lugar na agenda, ele acaba sendo feito à noite.

Duas formas de organizar:

1. Bloco fixo diário ou semanal. Por exemplo, as duas primeiras horas da manhã de quarta e sexta só para elaborar planos e revisar retornos.
2. Bloco depois de cada primeira consulta. Ao marcar uma primeira consulta, você já bloqueia um tempo logo depois para adiantar o plano enquanto as informações estão frescas.

Na prática, isso significa abrir menos horários de consulta. Mas cada consulta passa a ter o tempo de trabalho que realmente exige, e o prazo de entrega do plano fica previsível.

Presencial e online na mesma semana

Atender nas duas modalidades amplia o alcance, mas misturar tudo no mesmo dia gera problemas: consulta online marcada enquanto você está no trânsito, paciente presencial esperando enquanto a chamada atrasa.

Algumas formas de separar:

• Por dia: consultório de segunda a quinta, online na sexta.
• Por turno: presencial pela manhã, online à noite, para atender quem trabalha em horário comercial.
• Por local: se você atende em dois consultórios, cada um em dias fixos, e o online nos intervalos que sobram.

Na agenda, cada modalidade tem o seu serviço e os seus horários. A chamada de vídeo acontece na ferramenta que você já usa, e o link da sala pode seguir na mensagem de confirmação.

Antes de atender online, confira as orientações atuais do CFN e do seu conselho regional sobre atendimento não presencial.

O que perguntar no agendamento

Algumas informações, coletadas no momento em que o paciente marca, poupam mensagens e ajudam você a se preparar. Mas lembre: a agenda não é lugar de informação clínica. Dados de saúde ficam no prontuário, com o sigilo exigido pela profissão. O artigo sobre agenda online para consultório aprofunda os cuidados com privacidade.

Perguntas que costumam ser úteis e seguras:

• É sua primeira consulta comigo?
• Presencial ou online?
• Como você conheceu o consultório?
• Precisa de alguma condição de acessibilidade?

No Tlimm, você edita as perguntas que aparecem no agendamento e as respostas ficam junto com o horário marcado. Cada tipo de atendimento é um serviço com duração e preço próprios, e você configura pausas, horário diferente em dias específicos, folgas e férias. Veja a agenda para nutricionista.

Retornos com espaço garantido

Um problema comum: a agenda lota de primeiras consultas e, quando chega a hora do retorno, não há horário próximo à data ideal. O paciente acaba voltando semanas depois do previsto, ou não volta.

Para evitar isso:

• Marque o retorno ainda na consulta, já na data definida por você.
• Reserve uma parte da semana para retornos, como algumas janelas fixas que não são liberadas para primeiras consultas.
• Ofereça o mesmo dia e horário da primeira consulta, que já se mostrou compatível com a rotina do paciente.

A forma de cobrar o retorno, incluso, separado ou em pacote, também influencia se o paciente volta. O artigo sobre como cobrar o retorno do nutricionista mostra as opções.

Pagamento antecipado e faltas

Uma primeira consulta que não acontece é mais que uma hora vazia: é o bloco de elaboração que também fica ocioso. Por isso, muitos consultórios pedem pagamento no momento de agendar, pelo menos para a primeira consulta.

Algumas possibilidades:

• Pagamento integral no agendamento.
• Sinal para reservar o horário, com o restante no dia.
• Pagamento opcional antecipado, para quem preferir.

Com o link do Tlimm, o paciente paga no Pix ou no cartão no momento de marcar, direto na sua conta Mercado Pago, e você escolhe se o pagamento é obrigatório, opcional, só um sinal ou no local.

As regras para cobrança de faltas e remarcações precisam estar claras antes do pagamento. Cada conselho profissional tem suas orientações, por isso consulte o código de ética da nutrição e o seu Conselho Regional antes de definir a sua política. Para definir os valores, o guia de quanto cobrar consulta de nutricionista ajuda no cálculo.

Perguntas frequentes

Qual a duração ideal de uma consulta de nutricionista?

Depende do seu método, do tipo de atendimento e do perfil dos pacientes. Primeira consulta costuma ser mais longa que o retorno. Cronometre os seus atendimentos por algumas semanas e cadastre durações diferentes para cada tipo, com uma pequena folga entre eles.

Como organizar consultas presenciais e online?

Separe por dia, por turno ou por local, para não ter uma consulta online marcada enquanto você está no consultório com outro paciente. Cadastre cada modalidade como um serviço próprio e use a ferramenta de vídeo de sua preferência para a chamada.

Quantos pacientes por dia uma nutricionista consegue atender?

Não existe um número certo. Leve em conta a duração de cada atendimento e o tempo de elaboração dos planos. Uma agenda cheia de consultas sem tempo para montar planos costuma gerar atrasos na entrega e trabalho fora de hora.

Posso pedir informações de saúde no agendamento?

O ideal é que o agendamento colete só o necessário para marcar, como modalidade e se é a primeira consulta. Informações clínicas devem ser tratadas na consulta e registradas no prontuário, com o sigilo exigido pela profissão.