Aluno faltou? Política de faltas e reposição para personal

São 6h10, você está na academia desde as 5h50 e o aluno não chegou. Às 6h25 vem a mensagem: "Desculpa, perdi a hora, dá para repor?". Se é a primeira vez, tudo bem. Se é a terceira no mês, você começa a se perguntar se deveria cobrar, repor ou simplesmente deixar passar. Quando o aluno faltou e não existe regra combinada, cada falta vira uma negociação desconfortável.

Neste artigo você vai montar uma política de faltas que funciona para os dois lados: os tipos de falta, o aviso mínimo, quando a aula é reposta ou perdida, como comunicar sem soar como bronca e como o controle de sessões e o pagamento antecipado reduzem o problema.

Nem toda falta é igual

O primeiro passo é parar de tratar todas as faltas do mesmo jeito. Na prática, elas se dividem em alguns tipos:

• Falta avisada com antecedência: o aluno avisou dentro do prazo e você ainda consegue reorganizar o horário.
• Falta avisada em cima da hora: a mensagem chega quando você já está a caminho ou no local.
• Falta sem aviso: o aluno simplesmente não aparece.
• Imprevisto sério: doença, acidente, emergência familiar.
• Falta sua: você adoeceu, teve um problema com o carro ou precisou desmarcar.

Cada tipo pede uma resposta diferente. Ter isso claro na cabeça já tira metade do desconforto.

Defina o aviso mínimo

O aviso mínimo é o prazo até o qual o aluno pode desmarcar sem perder a aula. Ele não é um número mágico: deve ser o tempo de que você precisa para reaproveitar aquele horário ou, pelo menos, reorganizar o seu dia.

Algumas perguntas ajudam a definir:

• Você consegue encaixar outro aluno com poucas horas de antecedência?
• O aluno é do primeiro horário da manhã? Avisar na noite anterior é o mínimo, porque às 5h ninguém responde mensagem.
• Você se desloca até a casa do aluno? Nesse caso, o aviso precisa chegar antes de você sair.

Escolha um prazo e use o mesmo para todos. Regras diferentes para cada aluno são difíceis de sustentar e geram comparação.

Aula perdida ou reposta: a tabela da sua política

Com os tipos de falta e o aviso mínimo definidos, fica fácil montar a regra. Um exemplo de política:

Junto com a tabela, defina três limites:

1. Quantas reposições por mês. Sem limite, o aluno pode desmarcar toda semana e repor depois, e o horário fixo perde o sentido.
2. Prazo para repor. A aula não reposta dentro do prazo não acumula para o mês seguinte.
3. Onde a reposição acontece. Num horário que você oferece, não necessariamente no que o aluno quer.

Como comunicar a política

No começo do acompanhamento

A regra precisa ser apresentada antes da primeira falta, de preferência por escrito, junto com valor e horários. Um exemplo de texto:

"Para garantir o seu horário, combinamos assim: se precisar desmarcar, me avise até as 20h do dia anterior e a aula é reposta na mesma semana, num dos horários de reposição. Faltas avisadas depois disso ou sem aviso contam como aula dada. Se eu precisar desmarcar, a reposição é garantida."

Na hora da falta

Quando a falta acontece, lembre a regra sem tom de cobrança:

"Oi, Rafa! Senti sua falta hoje. Como o aviso veio depois do horário combinado, essa aula conta como dada, tá? Te espero quinta no horário de sempre."

Curto, gentil e sem abrir negociação.

Quando a falta se repete

Três faltas seguidas raramente são só esquecimento. Costumam indicar que o horário não cabe mais na rotina ou que a motivação caiu. Em vez de só aplicar a regra, converse: pergunte se o horário ainda funciona, revise o objetivo e proponha uma mudança de dia ou de frequência. Às vezes, trocar o plano de 3x por 2x por semana segura um aluno que estava prestes a desistir.

Controle as sessões do plano

Grande parte das discussões sobre falta vem de memória. "Eu já repus aquela aula?", "Esse mês foram oito ou nove?". Ter o número de aulas do plano e as aulas usadas registrados acaba com a dúvida.

No Tlimm, o plano mensal do aluno tem a quantidade de sessões do mês e o controle das sessões usadas, além do horário fixo semanal. Com o histórico do aluno, você vê o que já aconteceu no mês antes de responder ao pedido de reposição. Veja como funciona a agenda para personal trainer.

Para a parte financeira da mensalidade, como vencimento e cobrança no cartão, veja o guia de como cobrar alunos de personal trainer.

Aulas avulsas: pagamento antes, sempre

Para aula avulsa, experimental paga ou reposição extra, além do limite do plano, a forma mais simples de evitar falta é receber na hora de marcar. Quem pagou tende a aparecer ou avisar a tempo.

Com o link do Tlimm, o aluno escolhe o horário e paga no Pix ou no cartão no próprio agendamento, direto na sua conta Mercado Pago. Para entender como apresentar a cobrança antecipada sem afastar ninguém, leia sobre cobrar Pix antecipado no agendamento.

E para organizar as janelas de reposição dentro da semana, o artigo sobre agenda de personal trainer mostra como montar a grade.

Perguntas frequentes

Posso cobrar a aula quando o aluno falta sem avisar?

Sim, desde que essa regra tenha sido combinada antes. No plano mensal, a falta sem aviso conta como aula dada, porque o horário estava reservado para o aluno. Deixe a política por escrito e apresente no início do acompanhamento.

Quantas reposições devo permitir por mês?

Depende da sua agenda. Um limite pequeno, como uma ou duas por mês, costuma funcionar bem. Sem limite, as reposições ocupam os horários que você poderia vender para outros alunos.

O que fazer quando quem falta é o personal?

A regra precisa valer para os dois lados. Ofereça reposição em horário que funcione para o aluno ou abata o valor da aula, como ele preferir. Avise com a maior antecedência possível.

E se o aluno falta por doença?

Use o bom senso. Para quem raramente falta, repor mesmo fora do prazo mostra cuidado e preserva a relação. Se as faltas por motivo de saúde forem frequentes, converse sobre pausar o plano por um período.